Het bezit van digitale vaardigheden is van steeds groter belang om actief mee te doen in de samenleving. Ook in bedrijven is het belangrijk dat medewerkers hun digitale vaardigheden ontwikkelen en op peil houden. Werkgevers erkennen het belang van een digitaal fitte organisatie, maar zijn terughoudend in het trainen van personeel.
“Het zou wel fijn zijn als mensen in de organisatie iets digitaal vaardiger zijn. Dan kunnen we in ieder geval op tijd beginnen met onze online meetings.” Dit zei een ICT-medewerker van een groot bouwbedrijf in Friesland. Hij is een van de 35 respondenten die zijn gesproken voor een onderzoek naar digitale vaardigheden van medewerkers in Noordelijke organisaties. Op basis van deze interviews zijn inzichten verzameld over het digitaal niveau van medewerkers in bijvoorbeeld het onderwijs, lokale overheden, bouwbedrijven en productiefabrieken. Medewerkers in uitvoerende beroepen zijn het vaakst gebaat bij een training digitale basisvaardigheden. Op kantoren spelen juist meer vragen over specifieke software en programma’s.
Uitvoerende beroepen
Met name in uitvoerende beroepen missen veel medewerkers digitale (basis) vaardigheden. Ze hebben bijvoorbeeld moeite met inloggen, het opslaan van wachtwoorden en missen veel operationele knoppenkennis. Hun dagelijkse werk vereist deze vaardigheden doorgaans niet, waardoor zij er niet mee aan de slag gaan en er ook niet vaardig in worden. Als dan eens met de computer gewerkt moet worden, kan de paniek toeslaan. Weinig knoppenkennis gaat vaak gepaard met een gebrek aan kritische digitale vaardigheden. Hierdoor is deze groep bovendien eenvoudiger op te lichten (phishing) wat ook een financieel risico voor het bedrijf vormt.
In eerste instantie heeft een timmerman minder functionele of kritische digitale vaardigheden nodig dan een kantoormedewerker. Dit klopt met name wanneer het gaat over specifieke vaardigheden in bijvoorbeeld Excel. Toch is de digitale wereld ook doorgedrongen in beroepen die in de basis niet digitaal zijn. In veel organisaties heeft uitvoerend personeel inmiddels een mailadres. Werkgevers zeggen soms geen of heel laat antwoord te krijgen op mails. Iemand op de bouw moet ziekte en verlof digitaal doorgeven, zijn rijbewijs verlengen, of materialen via een systeem bestellen. Voor deze handelingen is vaak geen analoog alternatief meer beschikbaar waardoor digitale zelfredzaamheid vereist is.
Collega helpt
Collega’s helpen graag bij digitale vragen. Hiermee wordt een probleem op het moment zelf opgelost (quick fix), terwijl de medewerker met een hulpvraag er niet digitaal vaardiger van wordt. Dit zagen we vaker in bedrijven. Geïnterviewde HR en IT-medewerkers zijn zich bewust van dit probleem. Een respondent: “We komen hier bewust niet aan omdat de collectieve kennis op dit moment problemen oplost.” Als gevolg stellen werkgevers weinig inzicht te hebben op digitale kennisgebreken omdat die hen nauwelijks bereiken.
Een respondent over helpende medewerkers: “Je kunt een kind steeds de trap optillen zodat hij boven komt, maar traplopen kan hij nooit.”
Onder de radar
Dit wordt versterkt doordat medewerkers met digitale kennisgebreken hiermee leren omgaan. Ze schamen zich er voor en uitvoerende medewerkers vermijden nieuwe digitale taken: “Ik ben mijn leesbril vergeten,” of “ik log thuis wel even in,” wordt aangevoerd als reden. Deze medewerkers stappen niet zelf op HR af om een training aan te vragen. Zij moeten worden benaderd met de suggestie dat een training uitkomst kan bieden. Hierbij moeten de voordelen voor de medewerker zelf worden benadrukt, zoals meer werkgemak, minder stress en frustratie en een algeheel soepeler werkproces. Ook bespaart de collega die bijspringt veel tijd. In dat geval zijn immers twee medewerkers niet aan het werk.
In veel organisaties is niemand verantwoordelijk voor het opmerken van digitale kennisgebreken, waardoor verwijzing naar trainingsaanbod niet plaatsvindt. Vaak wordt die taak tussen teamleider, HR en IT afgeschoven. IT-medewerkers hebben veel zicht op kennisgebreken -zoals steeds weer een nieuw wachtwoord aanvragen voor een medewerker- en kunnen dit prominenter aankaarten bij HR.
Organisaties met digicoaches verlagen de drempel om digitaal vaardiger te worden aanzienlijk. Hierbij krijgt een medewerker de aanvullende rol om collega’s te ondersteunen. Iemand met een digitale hulpvraag hoeft niet naar HR of een leidinggevende, maar kan binnenlopen bij de collega op de gang. Dit neemt tegelijk veel schaamte weg vanwege de ontbrekende machtsverhouding tussen digicoach en werknemer.
Trainen
Het nut van trainen wordt steeds vaker erkend door organisaties. Volgens het CBS volgde in 2011 9% van de medewerkers (niet-ICT’ers) een digitale training. In 2021 steeg dat naar 22% (CBS, 2022). Ondanks deze stijging, geldt dat organisaties die geen beschikking hebben over een eigen intern of extern trainingsaanbod (met name mkb’ers en middelgrote organisaties tot 250 werknemers) hun personeel weinig trainen. Leidinggevenden stellen vaak: “Als een medewerker op training wil kan dat, maar dat moet diegene zelf aangeven.” De denkfout hierbij is dat degene die veel kan leren dit niet van zichzelf weet en dus geen training aanvraagt. Werkgevers vinden het soms onduidelijk wat een training oplevert. Tijd is het voornaamste bezwaar: in het onderwijs moet een docent soms last-minute invallen en in het ziekenhuis kan voor aanvang van een training een patiënt binnenkomen.
Organisaties die wel beschikken over een opleidingsaanbod hebben doorgaans digitaal vaardigere medewerkers. Hierbij gaat het doorgaans over kantoren, en beroepen in het hogere segment. Medewerkers zijn hier vaker hoogopgeleid. Zij zijn doorgaans beter in staat om een hulpvraag te herkennen, waardoor zij ook weten op welk digitaal vlak zij meer willen leren. In organisaties met een opleidingsportal kan door het aanbod gebladerd worden via het intranet en in afstemming met de leidinggevende een training worden gevolgd. Op het intranet of bij functioneringsgesprekken worden medewerkers gewezen op de mogelijkheid om zichzelf te trainen, waardoor de drempel om het te doen laag is.
Veel organisaties zonder eigen aanbod hebben geen of slecht zicht op de digitale trainingsmogelijkheden. Het lesaanbod is versnipperd over tientallen aanbieders. De Digitale Academie Noord Nederland heeft de drempel om een training te volgen verlaagd. Zowel werknemers als inwoners die hun privé digitale vaardigheden willen verbeteren kunnen hier terecht. Op hun website is het digitaal leeraanbod in Noord-Nederland gebundeld. Een training kan digitaal of fysiek worden gevolgd. Het aanbod is veelal gratis, of beschikbaar tegen een kleine vergoeding. Zie ook https://leren.dann.nl/opleidingsaanbod
Het volgen van een digitale training zorgt dat de medewerker goed aan de slag kan in een organisatie. Dat voorkomt frustraties en zorgt er voor dat er geen collega’s van het werk worden gehouden. Er wordt bovendien vaak prettiger en minder omslachtig gewerkt. Een training opent vaak ook deuren naar efficiënter werken, waarbij nieuwe mogelijkheden, websites en apps worden ontdekt. Digitale zelfredzaamheid is essentieel door het verdwijnen van analoge alternatieven.
